Organizacja spotkania biznesowego – najważniejsze zasady

Spotkania biznesowe są istotnym elementem rozwoju przedsiębiorstw każdej branży. Rządzą nimi pewne reguły, których znajomość ułatwia przebieg takich wydarzeń oraz dojście do konkluzji. W tym poradniku opiszemy najważniejsze zasady savoir-vivre podczas spotkań biznesowych w siedzibie firmy.

Zanim zaczniesz planować spotkanie należy oczywiście poinformować o nim gości, czyli wysłać zaproszenia. Jeżeli kontaktujesz się z jedną firmą, poinformuj o spotkaniu osobę odpowiedzialną za organizację po stronie partnera.

Jak wygląda zaproszenie na spotkanie biznesowe?

Zaproszenie na spotkanie biznesowe zawiera najważniejsze informacje, takie jak: czas i miejsce wydarzenia oraz prośbę o potwierdzenie terminu do określonej daty. Pamiętaj także, by zawrzeć w nim dane uzupełniające, np. pokrótce przedstawić cel i temat spotkania. W zaproszeniu możesz umieścić szczegółowe wskazówki dotyczące dostania się do siedziby firmy. To ważna informacja, bo osoby, które bezproblemowo trafią do biura, pojawią się na spotkaniu z lepszym nastawieniem.

Jak przygotować spotkanie biznesowe?

Zadbaj o odpowiednie warunki do rozmowy w sali konferencyjnej, w której odbywa się spotkanie. Pomieszczenie powinno być przede wszystkim wyciszone i czyste.  Sprawdź, czy prawidłowo działają urządzenia audiowizualne, jeżeli planujesz z nich korzystać. Przed spotkaniem zorganizuj stały dostęp do wody dla gości. Eleganckim rozwiązaniem będą szklane dzbanki z wodą źródlaną lub filtrowaną z dystrybutora wody oraz wypolerowane szklanki.

Etykieta w biznesie

Przejrzystość i porządek obrad są istotne od początku do końca spotkania. Nie zapomnij o wyznaczeniu lidera, który przedstawi plan dyskusji i zadba o jej moderację. Zanim osoba ta przejdzie do sedna, proponuje on gościom coś do picia. Takie zachowanie jest zgodne z zasadami savoir-vivre w biznesie. Wyznacz też osobę obsługującą zaproszonych – kogoś, kto przygotuje kawę lub herbatę i poda przygotowaną wcześniej wodę. Szybki ekspres do kawy z podwójnym nalewakiem obsłuży wielu gości jednocześnie.

Jak przeprowadzić spotkanie biznesowe?

Etykieta wymaga, by wprowadzić rozmówców w temat spotkania. Lider przedstawia idee organizacji, a także ustala cele gości. Przedstawia plan swojej prezentacji i dba o nieodbieganie od tematu – pamięta także o ramach czasowych. Po każdym temacie daje rozmówcom możliwość dyskusji. Jeżeli pytania nie będą dotyczyły ściśle tematu, stosuje „parkowanie pytań”, czyli przenosi je na koniec dyskusji, gdzie rezerwuje czas na „sprawy różne”. Bazą prowadzącego są zgromadzone dane i materiały. Swoje racje popiera merytorycznymi informacjami, najlepiej zwizualizowanymi. Spotkanie podsumowuje konkluzjami, które później – wraz z podziękowaniami – wysyła mailem do dyskutantów.

Jak rozmawiać z klientem?

Poza klarownością przekazu lidera, ważne jest uważne wysłuchanie drugiej strony i przygotowanie satysfakcjonującej odpowiedzi na zgłoszone potrzeby. Dyskusję prowadź z poszanowaniem racji drugiej strony i  staraj się zrozumieć jej punkt widzenia. Oczywiście nawet podczas realizacji harmonogramu dozwolone są luźne rozmowy. Tematy niezwiązane z pracą pozwalają na nawiązanie trwalszych relacji z kontrahentem i rozluźniają atmosferę. Zadaniem lidera jest dbanie o to, by nieformalne rozmowy nie przedłużały się i by uczestnicy nie odbiegali od tematu spotkania.

Przy jednym stole

Spotkanie biznesowe zorganizuj przy stole, by każdy mógł obserwować rozmówców i nawiązywać z nimi kontakt wzrokowy. Prowadzący powinien też odczytywać sygnały wysyłane przez zgromadzonych. Jeżeli dostrzega zmęczenie lub znużenie, proponuje przerwę kawową do 20 min.

Trudniejsze tematy i skomplikowane dane często powodują zmęczenie lub napięcia. Takie sytuacje zawsze łatwo rozładować drobnym poczęstunkiem lub filiżanką pysznej. Dzięki temu Twoja firma zrobi dobre wrażenie na gościach.

Artykuł napisany we współpracy z marką EDEN SPRINGS.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *