W każdym przedsiębiorstwie oprogramowanie firmowe pozwala łatwiej zarządzać różnymi obszarami funkcjonowania firmy i realizować zamierzone cele. Na jakie oprogramowanie warto się zdecydować? Mnogość dostępnych rozwiązań oraz liczba dostawców wcale tego zadania nie ułatwiają. Na co zwrócić uwagę, by dokonać trafnego wyboru? O tym poniżej.
Niezbędne oprogramowanie w każdej firmie
Oprogramowanie dla firm to cała gama rozwiązań oferowanych przez różnych producentów. Dostępne jest zarówno oprogramowanie uniwersalne, z którego mogą korzystać pracownicy bez względu na branżę, jak i oprogramowanie specjalistyczne dopasowane do potrzeb ściśle określonej branży np. programy dla biur rachunkowych.
Bez wątpienia każda firma potrzebuje oprogramowania systemowego oraz biurowego. Kolejnym, ważnym dla funkcjonowania firmy oprogramowaniem jest system wspierający zarządzanie. Standardowo powinien zawierać minimum jeden system kadrowo-płacowy oraz finansowo-księgowy. Pracę w przedsiębiorstwie usprawni również oprogramowanie dla firm rejestrujące pracę zatrudnionych oraz wspierające komunikację (poczta wewnętrzna). Bardzo ważną funkcję pełnią systemy antywirusowe, które pozwalają ustrzec się przed złośliwym oprogramowaniem. Dla bezpieczeństwa danych ważne są także systemy tworzenia kopii zapasowych oraz odzyskiwania danych. Dobrze dobrane oprogramowanie specjalistyczne zwiększy przepływ informacji, umożliwi pozyskiwanie wiarygodnych danych i ich analizę.
Jak wybrać oprogramowanie dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa
Na początek warto się zastanowić nad tym, jak długo chcemy wykorzystywać system, czy zapewni on pełną obsługę firmy w perspektywie kilku lat, czy jest możliwość rozbudowy o nowe funkcje. Takie rozważania pozwolą określić skalę działania firmy, wstępnie ocenić możliwości standardowych wersji oprogramowania oraz wycenić koszt inwestycji.
Ponadto trzeba jasno określić możliwości przedsiębiorstwa, zdefiniować najważniejsze cele do osiągnięcia oraz odpowiedzieć sobie na pytanie, w jaki sposób oprogramowanie dla firm będzie wspierać realizację przyjętych założeń. Czy system obejmuje pełny obszar zarządzania, czy raporty można konfigurować – odpowiedzi na te pytania ułatwią podjęcie trafnej decyzji.
Warto także sprawdzić, w jaki sposób system realizuje wymagane funkcje, czy spełnia wymogi ewidencyjne działalności oraz, czy wymaga dużych modyfikacji, by spełnić nasze oczekiwania.
Analiza przedwdrożeniowa w firmie
Wybór konkretnego oprogramowania powinniśmy uzależnić od tego, w jakich obszarach ma wspierać przedsiębiorstwo. Aby to ustalić, warto przeprowadzić analizę przedwdrożeniową w firmie. Dzięki niej można jasno określić potrzeby funkcjonalne i procesowe oraz nakreślić czas realizacji inwestycji. To także pozwoli określić budżet. Zakup oprogramowania to inwestycja na lata, więc trzeba skonfrontować oferty różnych dostawców.
Dobrym wyborem są zintegrowane pakiety informatyczne oferowane przez dostawców, ponieważ najczęściej wchodzą w ich skład moduły sprawnie i poprawnie ze sobą współpracujące. Niestety nie jest to regułą w przypadku wyboru oprogramowania pochodzącego od różnych dostawców.
Dobry producent oprogramowania, czyli jaki
Duża liczba rozwiązań informatycznych oraz cen sprawia, że wybór oprogramowania zazwyczaj trwa długo, a i tak nie zawsze kończy się dobrą decyzją. Czynniki, które trzeba wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności, rozważając wybór rozwiązania konkretnych firm, przedstawia poniższa grafika.
Ile kosztuje oprogramowanie firmowe
Ważnym kryterium wyboru różnego typu usług jest cena, jednak w przypadku oprogramowania dla firm nie powinna być decydująca. I to z wielu powodów. Przede wszystkim niższa cena zakupu oznacza zazwyczaj mniejszą liczbę dostępnych funkcji. Ponadto trudno oczekiwać, że producent będzie wprowadzał dodatkowe usprawnienia w ramach podstawowego pakietu oraz że będzie uwzględniał indywidualne zgłoszenia przedsiębiorców.
Z tyłu głowy trzeba mieć świadomość, że koszty nie ograniczą się do pierwszej instalacji. Do podstawowej ceny trzeba doliczyć także koszty wdrożenia. Licencje, dodatkowy sprzęt, szkolenia pracowników – to wszystko dodatkowe wydatki, które trzeba ponieść, by poprawnie wdrożyć system i osiągać postawione cele biznesowe.
Zanim zdecydujemy się na zakup oprogramowania od konkretnego dostawcy, sprawdźmy też, czy park technologicznych, którym aktualnie dysponujemy jest optymalny, by uruchomić i uzyskać zadowalającą szybkość pracy nowego oprogramowania firmowego. Trzeba uwzględnić koszt technologii, systemów operacyjnych, baz danych. Być może konieczne okaże się dokupienie licencji środowiska pracy albo wykupienie serwisu, abonamentu? Wszystkie te informacje trzeba dokładnie sprawdzić, by określić realny koszt zakupu i wdrożenia oprogramowania w firmie.
Prace wdrożeniowe – kiedy i jak przeprowadzić
Rola dobrego dostawcy oprogramowania nie kończy się wraz z dostarczeniem systemu i udzieleniu licencji na korzystanie z niego. Równie ważna jest opieka merytoryczna oraz współpraca z serwisem. Jeśli typowe rozwiązania zapewniają zaspokojenie jedynie części potrzeb, to kluczowe jest elastyczne podejście dostawcy. Pytanie tylko kiedy zdecydować się na wdrożenie? Niezbyt dobrym rozwiązaniem jest zmiana oprogramowania końcem roku, gdyż nagromadzenie obowiązków może utrudnić realizację przedsięwzięcia w wyznaczonym terminie. Szczególnie kiedy system będzie wymagał modyfikacji związanej ze specyfiką działania przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji trzeba realne ocenić czas przeprowadzenia projektu. Proces wdrożenia dobrze jest podzielić na etapy, by prace postępowały do przodu i można je było poddać ocenie.
Oprogramowanie firmowe – wybór na lata
Wdrożenie nowoczesnego oprogramowania w przedsiębiorstwie pozwoli zwiększyć wydajność pracy i zyskać przewagę nad konkurencją. Bez względu na to, czy szukamy oprogramowania uniwersalnego czy specjalistycznego, trzeba pamiętać o tym, że decyzja powinna być dobrze przemyślana. Dobrze dobrane oprogramowanie będzie solidnym wsparciem działalności przedsiębiorstwa przez długie lata.