Wybór profesjonalnej firmy obsługującej konferencje nie jest łatwy, głównie ze względu na szerokie spektrum zadań, jakie firma ta musi spełnić. Coraz częściej na rynku pojawiają się firmy specjalizujące się w konkretnych formach aktywności, co jeszcze bardziej utrudnia wybór.
Czym zatem powinna charakteryzować się uniwersalna firma, zapewniająca obsługę techniczną imprezy? Spektrum jej działań można by podzielić na kilka różnych aspektów.
Zapewnienie oprawy multimedialnej
Zdolność do zapewnienia oprawy multimedialnej tak złożonego wydarzenia, jakim z pewnością jest duża impreza, bądź event, to jedna z podstawowych zdolności, niezbędnych do prawidłowej realizacji wszystkich usług, wykonywanych przez tą firmę.
Przez oprawę multimedialną rozumiemy przede wszystkim projekcję zdjęć, materiałów filmowych, a także dźwiękowych, których zadaniem jest podkreślenie i zintensyfikowanie przekazu imprezy. Dlatego – z punktu widzenia organizatora – aspekt ten jest szczególnie ważny.
Obsługa nagłośnienia
Obsługa techniczna konferencji wiąże się też z koniecznością zapewnienia profesjonalnego nagłośnienia, obejmującego kwestie związane z akustyką danego wnętrza. Sprzęt, który wykorzystywany jest przez daną firmę, jest tu szczególnie istotny i ważny. Nie może on np. generować niepotrzebnych interferencji sygnałowych, które mogłyby doprowadzić do powstania charakterystycznych zaburzeń dźwiękowych w obrębie danego pomieszczenia (lub fragmentu pleneru).
Oświetlenie pomieszczenia
Profesjonalnie zrealizowana obsługa techniczna konferencji, wymaga również od danej firmy zdolności do odpowiedniego oświetlenia całości przestrzeni, na obszarze której odbędzie się dany event. Oświetlenie to ma nie tylko zapewniać komfort optyczny, ale przede wszystkim – skutecznie podkreślać wagę przekazu spotkania i posiadać swoisty charakter marketingowy. Dużą rolę odgrywają tu zwłaszcza tak zwane ruchome głowy, czy też listwy oświetleniowe, oparte na technologii LED.
Wynajem monitorów
Zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej w trakcie eventu, wiąże się również z koniecznością zastosowania wystarczająco dużych monitorów (min. w technologii LED). Rola ekranów diodowych jest tu szczególnie ważna a jedną z firm, która specjalizuje się w ich udostępnianiu, jest Uplive.pl.
Podsumowując, zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej imprez, wiąże się przede wszystkim z koniecznością zaplanowania swoistej otoczki multimedialnej, ale też wystarczającego oświetlenia i nagłośnienia. Bez tych funkcji, nie ma mowy o profesjonalnej usłudze obsługi technicznej eventów.