Nowoczesne biuro do podejmowania kontrahentów – jak urządzić?

Większość firm, czy to usługowych czy handlowych, posiada swoje biura, które służą nie tylko do pracy, ale także do podejmowania kontrahentów. Choć spotkania biznesowe w restauracjach i lokalach rozrywkowych zdobywają coraz więcej popularności, to warto także zaimponować klientom nowoczesnym biurem.

Elegancja i prostota

Kiedyś istniało przekonanie, że biuro do podejmowania kontrahentów powinno być wyposażone w duże i ciężkie biurko – najlepiej dębowe ważące około tony, wielki, skórzany fotel prezesa i drugie siedzisko dla kontrahenta po drugiej stronie biurka. Obecnie odchodzi się od takiego stylu wykańczania tego typu wnętrz. W jawny i widoczny sposób podkreślało się granicę między klientem a osobą go obsługującą. Kontrahent zostawał przytłoczony tą postawą i stawał się zwykłym petentem. Bardzo ciężko jest zniwelować ten efekt wyższości.

Obecnie odchodzi się od takich wystrojów. Im więcej przestrzeni w biurze, tym lepiej. Posiadając lokal tylko i wyłącznie do przyjmowania gości, warto całkowicie wyrzucić jakiekolwiek biurka czy ławy. Wystarczą dwa fotele, a najlepiej dwie kanapy zwrócone do siebie pod pewnym kątem. W ten sposób buduje się atmosferę przyjaźni i zaufania między kontrahentem a przedstawicielem firmy. Oczywiście stolik może być potrzebny, by spisać ewentualną umowę lub postawić szklanki z napojami. Wybór powinien paść jednak na lekki i niezbyt duży mebel, który łatwo jest przestawić i odsunąć, gdy nie jest potrzebny. Nowoczesność charakteryzuje się prostotą i lekkością, dlatego zlikwidować należy wszystkie elementy, które wydają się ciężkie i masywne – od zasłon na okna po wielkie donice z kwiatami.

Biuro do wszystkiego

Przed cięższym zadaniem stają ci, którzy posiadają jedno pomieszczenie, zarówno do pracy własnej, jak i podejmowania kontrahentów. Z wiadomych przyczyn wyrzucenie biurka jest niemożliwe. W ramach możliwości jednak, warto lokal podzielić na dwie strefy. Biurko do pracy umieścić w jednym kącie pod ścianą, a w po przeciwnej stronie wydzielić przestrzeń dla klientów według wskazówek udzielonych w poprzedniej części.

Można w pewien sposób zaakcentować i wypromować tę strefę, chociażby decydując się na duży i puszysty dywan. Można całkowicie oddzielić od siebie te obszary za pomocą wystroju. Własne prywatne terytorium urządzamy według staromodnych zwyczajów, a to dla gości według nowych. Różnica będzie bardzo widoczna, ważne jest jednak, by przestrzegać kolorystyki oraz materiałów, z których wykonano meble oraz wykończenia samego pomieszczenia. Oczywiste jest, że czerwień z zielenią nie będą ze sobą do końca współgrać i zamiast efektu równowagi, otrzymamy misz-masz.

W nowoczesnym biurze nie może zabraknąć również miejsca do wypoczynku personelu. Jedni urządzają zwykłe palarnie, inni sale z telewizją i wygodnymi sofami. Warto spojrzeć na kilka projektów aranżacji nowoczesnych salonów i wybrać kilka rozwiązań zastosowanych na potrzeby wypoczynku domowego. Z pewnością znajdziemy tutaj wiele pomysłów, które możemy zastosować w naszych biurach.

Dekoracje i wykończenia

W nowoczesnych biurach nie ma sprzętów niepotrzebnych. Można zdecydować się na zawieszenie obrazu czy postawienie doniczki z jakąś niewielką rośliną, wszystko jednak z umiarem. Jeśli dekoracji będzie za wiele, biuro nie będzie dobrze wyglądać, a i klient będzie cały czas rozproszony czymś innym. Panuje jednak główna zasada, że im więcej miejsca wolnego – tym lepiej. Niezwykle ważne jest również oświetlenie. Poza ogólnym, umiejscowionym najlepiej za siedzeniem klienta, można zdecydować się również na punktowe w formie ruchomej lampki. Jest to potrzebne zwłaszcza w sytuacjach, gdy klientów będziemy podejmować w porze późnej, gdy jest już ciemno, zwłaszcza w zimie. Warto również rozważyć zawieszenie wszystkich posiadanych dyplomów obok kanap przeznaczonych do rozmów z kontrahentami. Mogą pomóc wywrzeć dobre wrażenie, a wisząc gdzieś daleko, klient nie ma szans zapoznać się z ich treścią.

Jeśli charakter firmy tego nie zabrania, zrezygnujmy z ciemnych, przytłaczających barw. Delikatne, ale żywe kolory na ścianach będą nastawiały optymistycznie. Najważniejszym efektem, który chce się osiągnąć w nowoczesnym biurze, jest zatarcie granicy między usługodawcą a usługobiorcą. Nie ma dyrektorów i przeciętnych pracowników. Wszyscy jesteśmy ludźmi, a firma powinna przedstawiać się jako najlepszy przyjaciel, który potrafi i chce pomóc w potrzebie. Oto właśnie definicja nowoczesnego biznesu, a wystrój biura jest jego pierwszą wizytówką.