Faktury on-line – oszczędzają czas i pieniądze

Z faktur elektronicznych korzysta obecnie coraz więcej firm w Polsce. Teraz można robić to również całkowicie on-line.

E-faktury niosą ze sobą wiele zalet – dzięki nim można jeszcze łatwiej prowadzić swoją działalność gospodarczą. Dokumentów elektronicznych tego rodzaju można używać także przez internet. Czym dokładnie są faktury on-line? Jak można je przygotowywać? Jak je przechowywać?

Czym jest faktura on-line?

Faktury elektroniczne to dokumenty elektroniczne, które posiadają cechy faktury. Mogą być zatem stosowane jako alternatywa dla faktur papierowych, pozwalając firmom na znaczą oszczędność czasu i pieniędzy.

Elektroniczne faktury VAT, ich duplikaty oraz faktury korygujące to sprawdzony wybór zarówno przy rozliczaniu się z kontrahentami, jak również z klientami.

Zalety faktur elektronicznych:

  • mniejsze koszty związane z fakturowaniem,
  • większa oszczędność czasu,
  • terminowa dostawa dokumentów do odbiorców,
  • większe bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych,
  • mniejsze obciążenie dla środowiska naturalnego.

Z kolei pod pojęciem faktury on-line znajduje się faktura elektroniczna, która jest tworzona i przechowywana w internecie, bez potrzeby używania oprogramowania instalowanego na dysku komputera.

Jakie warunki musi spełniać faktura elektroniczna?

Faktury elektroniczne, w tym także faktury on-line muszą spełnić określone wymagania, aby stać się podstawą do rozliczenia podatku VAT.

Faktura elektroniczna musi spełnić wymagania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Musi również zawierać takie same elementy jak faktura papierowa, chociaż nie trzeba opatrywać jej podpisem elektronicznym.

W przepisach nie zawarto także informacji o formacie e-faktury czy faktury on-line. Najwięcej korzyści można uzyskać dzięki zastosowaniu formatu XML.

W jaki sposób można wystawić fakturę on-line?

Przygotowanie faktury elektronicznej jest bardzo łatwe. W tym celu najlepiej wykorzystać odpowiednie oprogramowanie.

Faktury on-line tworzy się z użyciem programów dostępnych w „chmurze”, czyli na zewnętrznych serwerach. Nie wymagają one zatem instalacji na dysku komputera. Użytkownik może otrzymać do nich dostęp z dowolnego komputera – nie tylko tego firmowego.

Przygotowanie faktury elektronicznej on-line jest szybkie i wygodne. W programach można zapisać dane odbiorców i inne informacje, aby generować dokumenty jeszcze prościej.

Dokument nie musi być sygnowany podpisem elektronicznym. Można jednak zwiększyć jego wiarygodność przez zastosowanie walidacji przez EDI (ang. Electronic Data Interchange) – elektroniczną wymianę danych, na przykład z wykorzystaniem systemu EDI firmy Edison.

Jak przechowuje się faktury on-line?

Faktury elektroniczne powinny być przechowywane w odpowiednio oznaczonych archiwach pozwalających na ich szybkie wyszukanie, a także powinny być bezzwłocznie dostępne dla organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Faktury on-line przechowywane w „chmurze”, czyli na dyskach zewnętrznych są lepiej chronione przed utratą niż dokumenty na dyskach komputerów firmowych i pamięciach przenośnych, a także można uzyskać do nich dostęp z dowolnego komputera.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Obsługiwane przez: Investing.com